なぜ字が写るの？複写伝票の仕組みと最適な用紙の選び方

公開日：2020.08.28

納品書や飲食店の注文の際に使用される複写伝票。タブレット端末が普及した現在においても、まだまだ多くの場面で使用されています。

しかし、何故書いた文字が下に写るのか、その理由をご存知という方は、ほとんどいないのではないのでしょうか。仕組みや用紙の選び方を知っていれば、より理想に近い伝票を作成することができるかもしれません。

今回は複写の仕組みや、用紙の選び方についてご紹介できればと思います。

複写伝票とは

複写伝票とは、記入した内容をそのまま複写できる伝票を指します。文字を記入すると下の用紙に転記される仕組みで、同じ内容の伝票を複数枚作成できます。

伝票は商品やサービスを介するタイミングで必ず発生し、その地点ごとの確認書類として用いられます。複数の利害関係者が関わる場面において、その記載が同様のものであることは、記録と証拠という意味で非常に重要。そうした場合に、1度記載すれば同じ内容のものが複数枚できる複写伝票が広く使われています。

どのような時に利用される？

複写伝票が使用されるケースは多岐にわたります。社内で使われたり、顧客との取引で使われたり、入出金確認に使われたりと実に様々。特に金銭的なトラブルが発生したときは、責任の所在がどこにあるか特定させる必要があり、その際に複写伝票が活用されます。複写伝票を使用することで、小さなミスや未確認の事項を発見したり、不正を防止できるのです。

より近いシーンでは、飲食店で複写伝票が活躍します。ホール担当のスタッフがお客様からの注文をオーダーし、複写された紙を厨房へと引き継ぎます。こうすることで、注文内容と提供商品にミスがあった場合に、注文の聞き間違えなのか、作り間違えなのか迅速に発見することができ、今後の再発防止につながります。このように伝達だけでなく、責任の所在を明確にするという利点があるのです。

なぜ書いた文字が下に写る？

1枚記載すると、複数枚同じ内容の伝票ができる。一見すると非常に不思議ですよね。その仕組みは発色剤にあります。

複写伝票は、一般的に上用紙と中用紙、下用紙の3層から構成されており、上用紙と中用紙の裏にはそれぞれ発色剤が使用されています。この発色剤をマイクロカプセルといいます。

マイクロカプセルはその名の通り、カプセル状になっています。ボールペンで記入したり、ドットプリンターで印字すると、圧力でカプセルが割れて下の紙に塗布されている顕色剤に反応して発色する構造です。カプセルは特殊な合成樹脂でできており、通常の圧力では破壊されにくく、筆圧や印字圧にのみ反応する仕組みとなります。

複写されない部分があるのはなぜ？

しかし複写伝票に文字を書いても、複写されない部分があります。これは減感印刷という技術が使用されているため。複写伝票の印刷では、基本的に紙全体が複式構造となります。ただ、様々な事情により一部分は複写したくないといったケースがあります。こうした際に、減感インクという無色のインクでその部分を印刷することで、複写させない構造ができるのです。この構造により、納品書などで、3枚目の受領書に金額を写さないといった方法が取れます。